• Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung – Nicht nur der private Sektor im Wandel

    Die Arbeitswelt verändert sich ständig. Das Konzept von New Work, mit all seinen Facetten, ist ein aktuelles Thema, das nicht nur den privaten Sektor betrifft. Auch der öffentliche Sektor befindet sich im Wandel und entdeckt allmählich die Vorteile von New Work.

    In diesem Artikel betrachten wir Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung – welche Veränderungen derzeit stattfinden, welche Vorteile Desk Sharing bietet und wie man diesen Trend erfolgreich umsetzen kann. Erfahren Sie, wie Sie Arbeitsplätze mit Desk Sharing Software buchen und effektiv in das Desk Sharing Modell integrieren können.



    Bild: Desk Sharing wird auch bei privaten Nutzern immer populärer. / Bildquelle: Pixabay.com

    Auswirkungen des Wandels in der öffentlichen Arbeitswelt

    Richtlinien zur Reduzierung von Büroflächen

    Auch in der öffentlichen Verwaltung hält das Homeoffice Einzug, was nicht nur die Arbeitsweise, sondern auch den Raumbedarf verändert. Angesichts ständig steigender Mietpreise gibt es immer mehr Richtlinien zur Reduzierung von Büroflächen. Neue Bürokonzepte entstehen – von geräumigen Einzelbüros bis hin zur "Multispace"-Nutzung.

    Visuelle Umstrukturierung

    Die visuelle Umstrukturierung von Büroräumen ist ein sichtbares Zeichen des aktuellen Wandels in der öffentlichen Verwaltung. Große, starre Einzelbüros weichen flexiblen und modernen Arbeitsbereichen. Es entstehen offene Zonen für Routineaufgaben, Bereiche für konzentriertes Arbeiten und Räume für Projektteams. Diese Veränderungen dienen nicht nur ästhetischen Zwecken, sondern zielen darauf ab, die Effizienz und Flexibilität der Arbeitsumgebung zu erhöhen.

    Den Arbeitsalltag mit Desk Sharing meistern

    Die Einführung eines Desk Sharing Konzepts ist oft Teil der New Work Transformation. Der Wechsel zu Desk Sharing erfordert sorgfältige Planung und Integration in den Arbeitsalltag. Wie können Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz flexibel wählen? Welche technologischen Lösungen sind notwendig? Diese Fragen stehen im Mittelpunkt, um den täglichen Arbeitsablauf reibungslos zu gestalten.

    Was ist Desk Sharing?

    Desk Sharing bedeutet die flexible und bedarfsorientierte Nutzung von Arbeitsplätzen in einem gemeinsamen Büro. Anstatt fest zugewiesener Schreibtische können Mitarbeiter je nach Bedarf und Tätigkeit unterschiedliche Arbeitsplätze nutzen. Desk Sharing wird insbesondere in hybriden Arbeitsmodellen eingesetzt, bei denen Mitarbeiter ihre Zeit flexibel zwischen Homeoffice und Büroarbeit aufteilen.

    Die Platzvergabe erfolgt in der Regel entweder nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" oder über eine Arbeitsplatzbuchungssoftware.


    Vorteile von Desk Sharing im öffentlichen Sektor

    Effizienz und Kosteneinsparungen

    Ein wesentlicher Vorteil ist die effiziente Raumnutzung. Durch den Verzicht auf feste Schreibtische wird der Platz optimal genutzt, was zu erheblichen Kosteneinsparungen bei Miete und Betriebskosten führt. Dies entspricht nicht nur den behördlichen Vorgaben zur Kostensenkung, sondern ermöglicht auch die Reinvestition dieser Einsparungen in die Optimierung der Arbeitsprozesse und die Weiterentwicklung der öffentlichen Verwaltung.

    Mitarbeiterzufriedenheit

    Desk Sharing bietet den Mitarbeitern eine neue Dimension der Flexibilität. Anstatt fest zugewiesener Arbeitsplätze haben sie die Freiheit, je nach Verantwortungsbereich und Bedürfnissen ihren Arbeitsplatz zu wählen. Dies fördert nicht nur die Arbeitsplatzmobilität, sondern steigert auch die Zufriedenheit, da individuelle Bedürfnisse stärker berücksichtigt werden.

    Zusammenarbeit

    Ein weiterer Vorteil ist die Förderung der Zusammenarbeit. Offene Arbeitsbereiche erleichtern die Kommunikation und Kooperation unter den Mitarbeitern. Die Möglichkeit, Arbeitsplätze flexibel zu wählen, fördert zudem die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und trägt zu einer dynamischen, kooperativen Arbeitsumgebung bei.

    Nachhaltigkeit

    Desk Sharing trägt auch zur Nachhaltigkeit bei, indem der ökologische Fußabdruck minimiert wird. Die Reduktion des Raumbedarfs und die Förderung umweltfreundlicher Arbeitsweisen entsprechen den modernen Anforderungen an nachhaltiges Handeln.

    Attraktivität als Arbeitgeber

    Neben wirtschaftlichen Vorteilen steigert die Anpassung an moderne Arbeitsmethoden die Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber. Flexibilität und Innovation werden zu wichtigen Elementen, um Fachkräfte zu gewinnen und zu halten.

    Insgesamt zeigt sich, dass Desk Sharing nicht nur eine visuelle Veränderung in der öffentlichen Verwaltung darstellt, sondern auch einen erheblichen Mehrwert in Bezug auf Ressourcenmanagement und Mitarbeiterzufriedenheit bietet. Es ist ein Schritt hin zu einer zeitgemäßen, effizienten und attraktiven Arbeitsumgebung für die öffentliche Verwaltung im 21. Jahrhundert.


    Mögliche Herausforderungen und Lösungen

    Die Einführung von Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung bringt zweifellos viele Vorteile, jedoch müssen auch einige Herausforderungen berücksichtigt werden. Sorgfältige Planung und Umsetzung sind entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

    Datenschutz

    Die größte Herausforderung beim Desk Sharing liegt im Datenschutz. Sensible Daten und Dokumente müssen auch in einer flexiblen Arbeitsumgebung sicher aufbewahrt werden, um den Zugriff durch Unbefugte zu verhindern. Lösungen wie die Zuweisung von Schreibtischen an bestimmte Arbeitsgruppen oder die Schaffung separater Büros für Mitarbeiter mit Zugang zu sensiblen Informationen können hier Abhilfe schaffen. Abschließbare Rollcontainer, die Mitarbeiter flexibel mitnehmen können, sind eine weitere Maßnahme zur Sicherung der Daten.

    Serverstandort Deutschland

    Die Sicherheit sensibler Daten erfordert nicht nur räumliche, sondern auch rechtliche Überlegungen. Die Wahl eines Serverstandorts in Deutschland und die Nutzung deutscher Verträge gewährleisten eine rechtliche Grundlage, die unseren hohen Datenschutzstandards entspricht.

    Clean Desk Policy

    Die Einführung von Desk Sharing kann nur mit einer Clean Desk Policy funktionieren. Das bedeutet, dass der Arbeitsplatz so hinterlassen wird, wie er vorgefunden wurde – ordentlich und sauber. Dies ist nicht nur eine Frage des Respekts gegenüber Kollegen, sondern auch der Einhaltung von Hygienevorschriften. Dies ist besonders in Zeiten von Pandemien von größter Bedeutung. Die Clean Desk Policy ist auch eine effektive Lösung zum Schutz der Gesundheit der Mitarbeiter.

    Ergonomie

    Desk Sharing sollte nicht auf Kosten der Ergonomie gehen. Die Bereitstellung von leicht verstellbaren Tischen und Stühlen ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitsumgebung an ihre Bedürfnisse anzupassen, was die langfristige Zufriedenheit und Produktivität steigert.

    Psychische Belastung

    Wenn die Arbeitsplatzvergabe nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" erfolgt und Mitarbeiter um Arbeitsplätze konkurrieren, kann dies zu Stress und Unmut führen. Dies könnte psychische Belastungen verursachen. Eine faire Verteilung der Ressourcen ist hier entscheidend. Die Implementierung intelligenter Buchungssysteme und klarer Richtlinien zur Nutzung der Arbeitsplätze kann helfen, Stress zu minimieren.

    Persönliche Gegenstände

    Desk Sharing bedeutet, dass Arbeitsplätze nicht immer persönlich zugewiesen sind und minimalistisch gestaltet werden. Langjährige Mitarbeiter, die immer persönliche Gegenstände an ihrem Arbeitsplatz hatten, könnten diese Umstellung als herausfordernd empfinden. Schließfächer bieten eine Lösung zur sicheren Aufbewahrung persönlicher Gegenstände, auch wenn Schreibtische von verschiedenen Personen genutzt werden.

    Die Bewältigung dieser Herausforderungen und die Umsetzung geeigneter Lösungen sind entscheidend, um die Vorteile von Desk Sharing voll auszuschöpfen und gleichzeitig einen effizienten, sicheren und angenehmen Arbeitsplatz für Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung zu gewährleisten.


    Fazit

    Die Arbeitswelt im öffentlichen Sektor befindet sich im sichtbaren Wandel, der durch die Einführung von Desk Sharing in Behörden weiter vorangetrieben wird. Die steigenden Anforderungen an Effizienz, Flexibilität und Kostensenkung führen zu einer visuellen Umstrukturierung der Büroräume und einem Paradigmenwechsel in der Raumnutzung.

    Die Vorteile von Desk Sharing im öffentlichen Sektor sind vielfältig. Die effiziente Raumnutzung ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen, die wiederum in die Optimierung der Arbeitsprozesse reinvestiert werden können. Die Flexibilität, die Desk Sharing den Mitarbeitern bietet, fördert nicht nur die Arbeitsplatzmobilität, sondern erhöht auch die Zufriedenheit und Zusammenarbeit. Die ökologischen Vorteile und die Anpassung an moderne Arbeitsmethoden stärken die Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber.

    Trotz dieser Vorteile sind sorgfältige Planung und Umsetzung entscheidend, um potenzielle Herausforderungen zu überwinden. Datenschutz, Sicherheit sensibler Daten, Einhaltung von Hygienevorschriften und ergonomische Überlegungen müssen berücksichtigt werden.

    Desk Sharing stellt nicht nur eine äußere Veränderung dar, sondern bedeutet einen erheblichen Mehrwert in Bezug auf Ressourcenmanagement und Mitarbeiterzufriedenheit. Dieser Schritt hin zu einer zeitgemäßen und effizienten Arbeitsumgebung definiert die öffentliche Verwaltung im 21. Jahrhundert neu und legt den Grundstein für zukünftige Innovationen im Kontext von New Work.