Rund um die Uhr erreichbar zu sein ist eines der Merkmale der heutigen Zeit. Egal, wo man sich gerade aufhält: Das Handy ist eigentlich immer dabei. Während sich dabei beim exzessiven privaten Gebrauch durchaus über die Sinnhaftigkeit streiten lässt, ist es im Berufsleben unverzichtbar.

Egal ob Angestellter, Geschäftsführer oder Freiberufler – wer Kunden und Geschäftspartnern nicht ständig zur Verfügung steht, verliert schnell den Anschluss. Ein Handy gehört mittlerweile also zur Grundausstattung jedes Berufstätigen. Dieser Tatsache trägt dankenswerterweise auch der Gesetzgeber Rechnung, indem er die Möglichkeit einräumt, die Kosten für die mobile Kommunikation von der Steuer abzusetzen. Wie genau die aussehen, zeigt dieser Artikel.

Handykosten in der Umsatzsteuervoranmeldung angeben

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Im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldung kann man die Anschaffungskosten für ein Mobiltelefon absetzen. Schließt man keinen Vertrag ab, sondern nutzt stattdessen Prepaid-Karten, kann man auch deren Kosten mit angeben. Es empfiehlt sich, von seinem Anbieter jeden Monat Einzelverbindungsnachweise anzufordern. Anhand derer kann das Finanzamt genau nachvollziehen, wer wann wie lange angerufen wurde. So kann man die berufliche Nutzung belegen.

Verwendet man das Handy nämlich auch zu privaten Zwecken, so kann man diese Kosten selbstverständlich nicht geltend machen, da es sich ja nicht um Betriebskosten handelt. Wichtig ist ebenfalls, dass das Verhältnis von Grundgebühr und Gesprächskosten relativ ausgeglichen ist. Zahlt man nämlich eine hohe Gebühr und telefoniert dann nur zwei Mal pro Monat, wird das Finanzamt die betriebliche Notwendigkeit des Mobiltelefons kaum anerkennen, so dass das Absetzen von der Steuer nicht möglich ist.

Handykosten richtig verbuchen

Wie gesagt: Kosten für die Nutzung eines Mobiltelefons gelten als Betriebsausgaben. Dementsprechend müssen sie beim Ausfüllen der Steuererklärung verbucht werden. Am besten kennzeichnet man diese und ähnliche Ausgaben mit dem Stichwort Kommunikation. Die meisten Buchhaltungsprogramme - so auch die Software des Freiburger Entwicklers Lexware - verfügen sogar über eine vorgefertigte Maske für diese Angaben. Zusammen mit den entsprechenden Nachweisen sollte das Finanzamt diese Steuervergünstigungen problemlos anerkennen.

Zweithandy oder Dual-Sim schaffen zusätzliche Klarheit

Die beruflichen Telefonate anhand des Einzelverbindungsnachweises herauszuarbeiten, ist Manchen zu mühsam. Um das zu vereinfachen, kann man sich ein reines Geschäftshandy zulegen und die dafür entstandenen Kosten geltend machen. Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung eines Dual-Sim-Handys. Solche Geräte verwenden zwei Sim-Karten und sind somit über zwei verschiedene Nummern erreichbar. Nutzt man eine rein geschäftlich, ist eine Trennung von privaten Gesprächen mit keinerlei Aufwand verbunden.

Nutzungsüberlassung vs. Generelle Übertragung

Nutzt man als Angestellter ein Geschäftshandy, so ist eine Steuerbefreiung nur dann möglich, wenn der Betrieb Eigentümer des Geräts bleibt. Denn nur dann spricht der Gesetzgeber von einer „Nutzungsüberlassung“ und nicht von einer generellen Übertragung des Mobiltelefons. Ist diese gegeben, zählt das Handy zum Privatvermögen und hat steuerrechtlich dementsprechend keinerlei Relevanz. Problematisch kann das bei Freiberuflern werden, da sie sich ihr Telefon ja selbst kaufen. In diesem Fall empfiehlt sich der Gang zum Steuerberater, um abzuklären, in wie weit die Nutzung geltend gemacht werden kann.